Contratar um funcionário no Brasil envolve uma série de despesas além do salário, que muitas vezes surpreendem empresários pela complexidade e impacto financeiro. Sobretudo pois, além do valor do salário, é necessário considerar os encargos trabalhistas e outros custos, como benefícios e tributos. Descubra neste artigo, quanto custa contratar um funcionário.

Por isso, planejar-se para esses gastos é crucial para manter a saúde financeira da empresa e evitar contratempos. 

Fique conosco para saber mais sobre como contratar e manter um funcionário da forma correta.

Custos Diretos com Contratação 

Vamos detalhar os principais custos que fazem parte da contratação no Brasil, desde as despesas diretas como INSS e FGTS até os benefícios que podem ser obrigatórios ou negociados em convenções coletivas.

Salários e Vencimentos

O salário é a principal despesa ao contratar um funcionário, incluindo o salário base e os adicionais previstos em convenções coletivas. Sem dúvida, a empresa deve conhecer o piso salarial da categoria e verificar possíveis reajustes, que garantem a legalidade e a satisfação do colaborador.

Férias

As férias remuneradas, um direito dos empregados, devem ser concedidas a cada 12 meses de trabalho. Como resultado, o valor pago inclui o salário do mês acrescido de um terço. A provisão mensal desse valor ajuda a evitar problemas no fluxo de caixa no momento de conceder as férias.

13º Salário

Outro custo importante é o 13º salário, pago em duas parcelas, no fim do ano. Esse valor, proporcional aos meses trabalhados, também deve-se provisionar ao longo do ano para evitar impactos financeiros na empresa.

FGTS

O depósito do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS), obrigatório para todos os funcionários, equivale a 8% do salário e deve ser pago mensalmente. Em conclusão, esse fundo, usado em caso de demissão sem justa causa ou para projetos como aquisição de imóveis, precisa ser depositado em dia para evitar penalidades.

INSS

O recolhimento ao Instituto Nacional do Seguro Social (INSS) é outro encargo relevante. A empresa contribui com 20% sobre a remuneração total, enquanto o funcionário também contribui, com uma porcentagem descontada em folha. Esse recurso garante o direito à aposentadoria, licenças, entre outros benefícios sociais.

Benefícios Legais e Acordos Coletivos

Contratar um funcionário no Brasil também envolve uma série de benefícios obrigatórios, como vale-transporte, e outros que podem ser exigidos por convenções coletivas.

Vale-Transporte

O vale-transporte é um benefício obrigatório para deslocamento do funcionário até o trabalho, com desconto máximo de 6% do salário do empregado. Esse benefício é essencial para que o colaborador possa cumprir sua jornada sem arcar integralmente com o custo do deslocamento.

Vale-Refeição e Vale-Alimentação

O vale-refeição ou vale-alimentação, apesar de não ser obrigatório por lei em todas as categorias, é comumente oferecido pelas empresas, especialmente em setores onde há convenções coletivas que exigem esse benefício. O valor é variável e deve ser planejado pela empresa para atender às necessidades do colaborador.

Plano de Saúde

A oferta de plano de saúde, muitas vezes parcial ou integralmente coberta pela empresa, é um benefício valorizado pelos empregados e exigido em algumas convenções. Esse benefício impacta positivamente a motivação e a produtividade dos funcionários, e pode incluir também cobertura para dependentes.

Seguro de Vida em Grupo

O seguro de vida em grupo, oferecido em diversas áreas, protege os dependentes do funcionário em caso de falecimento ou invalidez. Pode-se exigir esse benefício por convenção coletiva, aumentando a atratividade da empresa no mercado de trabalho.

Custos de Manutenção dos Funcionários

Para garantir um ambiente de trabalho adequado e a segurança dos funcionários, a empresa deve considerar despesas como treinamento, infraestrutura e EPIs.

Treinamento e Desenvolvimento

Investir em treinamento mantém a equipe qualificada e alinhada com as melhores práticas do setor. Custos com capacitação podem incluir cursos externos, que vão de R$ 200 a R$ 2.000 por empregado, ou treinamentos internos, que demandam planejamento e tempo.

Uniformes e Equipamentos de Proteção

Em setores específicos, os uniformes e EPIs são exigências legais. A empresa deve prever um investimento regular para atender aos requisitos de segurança e saúde ocupacional, com EPIs básicos custando entre R$ 20 e R$ 500, dependendo do tipo de atividade.

Infraestrutura e Recursos de Trabalho

Além dos custos com remuneração, é essencial considerar despesas com a infraestrutura, como aluguel do espaço, equipamentos, mobiliário e tecnologia. Computadores e softwares, por exemplo, representam investimentos que otimizam a produtividade, mas devem-se renovar periodicamente.

Implicações Tributárias e Obrigações Acessórias sobre o quanto custa contratar um funcionário

Contratar funcionários envolve o cumprimento de obrigações acessórias e o planejamento tributário adequado para evitar problemas legais e garantir uma gestão eficaz.

Obrigações Acessórias

Empresas com funcionários devem apresentar regularmente relatórios ao governo, como:

  • eSocial: Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas, que centraliza as informações trabalhistas.
  • DIRF: Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte, que informa os valores retidos de IRRF.

Em conclusão, essas obrigações têm prazos e penalidades rigorosas para o descumprimento, reforçando a importância de uma gestão contábil eficiente.

Planejamento Tributário

O planejamento tributário para a folha de pagamento é essencial. Uma vez que a análise de incentivos fiscais, escolha do regime de tributação (Lucro Real, Lucro Presumido ou Simples Nacional) e contratos temporários são estratégias que podem ajudar a reduzir a carga tributária e os encargos trabalhistas, sempre com base no perfil e nas atividades da empresa.

Exemplo Prático: Quanto custa contratar um Funcionário com Salário Líquido de R$ 2.000,00

  1. Salário Bruto: Para chegar ao salário líquido de R$ 2.000,00, precisamos primeiro calcular o salário bruto, que é o valor base antes das deduções (INSS e Imposto de Renda).Considerando o desconto de 8% de INSS sobre o salário bruto, o cálculo aproximado seria:
  2. Encargos Patronais (Custos adicionais para o empregador): Os encargos obrigatórios pagos pelo empregador incluem:
    • FGTS: 8% do salário bruto — R$ 173,91
    • INSS Patronal: 20% do salário bruto — R$ 434,78
    • Seguro de Acidente de Trabalho (SAT): média de 2% (pode variar) — R$ 43,48
    • Salário-Educação: 2,5% — R$ 54,35
    • Sistemas “S” (Sesi, Senai, Sebrae): média de 3% — R$ 65,22
    Total de encargos patronais: R$ 771,74
  3. 13º Salário e Férias Proporcionais: Além dos encargos, o empregador também deve considerar os custos relativos ao 13º salário e às férias. Estes valores são pagos anualmente, mas aqui vamos calcular a média mensal para que o empregador possa prever o custo mensal total:
    • 13º Salário (1/12 avos): R$ 181,16
    • Férias (1/12 avos + 1/3 adicional): R$ 241,55
    Total de 13º e Férias Proporcionais: R$ 422,71
  4. Custo Total para o Empregador:Somando todos os custos:
    • Salário Bruto: R$ 2.173,91Encargos Patronais: R$ 771,7413º e Férias Proporcionais: R$ 422,71
    Custo total mensal aproximado para o empregador: R$ 3.368,36

Agora, vamos incluir os custos com a contratação de uma empresa de medicina e segurança do trabalho para uma atividade de baixo risco como exemplo, o que é obrigatório para empresas no Brasil, conforme as normas regulamentadoras (NRs) do Ministério do Trabalho.

Esses custos geralmente incluem:

1. Exame Admissional

  • Custo aproximado: R$ 80,00 a R$ 150,00 por funcionário. Esse exame é realizado antes da contratação para assegurar que o trabalhador está apto para o cargo.

2. Exames Periódicos

Para atividades de baixo risco, o exame periódico é normalmente feito anualmente.

  • Custo aproximado: R$ 80,00 a R$ 150,00 por funcionário por ano, ou seja, cerca de R$ 6,67 a R$ 12,50 por mês.

3. Exame Demissional

Realizado quando o funcionário encerra o vínculo com a empresa.

  • Custo aproximado: R$ 80,00 a R$ 150,00 por funcionário. Não é um custo recorrente, mas importante considerar caso haja rotatividade.

4. Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional (PCMSO)

O PCMSO é um programa anual obrigatório que estabelece o controle e monitoramento da saúde dos funcionários.

  • Custo aproximado: R$ 500,00 a R$ 1.200,00 por ano para pequenas e médias empresas, o que representa cerca de R$ 41,67 a R$ 100,00 por mês.

5. Programa de Prevenção de Riscos Ambientais (PPRA)

O PPRA identifica e avalia riscos no ambiente de trabalho e estabelece medidas de prevenção.

  • Custo aproximado: R$ 500,00 a R$ 1.200,00 por ano, ou cerca de R$ 41,67 a R$ 100,00 por mês.

6. Treinamentos (Integrativos e de NR)

É necessário realizar treinamentos introdutórios sobre segurança e, dependendo da atividade, cumprir normas específicas. Para atividades de baixo risco, é comum apenas o treinamento integrativo.

  • Custo aproximado: R$ 100,00 a R$ 300,00 por funcionário em treinamentos iniciais.

Resumo dos Custos Mensais com Medicina e Segurança do Trabalho

DespesaCusto Médio Mensal
Exame Admissional (uma vez)R$ 10,00 (amortizado)
Exame Periódico (anual)R$ 6,67 a R$ 12,50
PCMSO (anual)R$ 41,67 a R$ 100,00
PPRA (anual)R$ 41,67 a R$ 100,00
Total Médio MensalR$ 100,01 a R$ 222,50

Custo adicional médio mensal aproximado: entre R$ 100,00 e R$ 222,50.

Custo Total Final para o Empregador – quanto custa contratar um funcionário

Se somarmos esses custos ao cálculo anterior de R$ 3.368,36, o valor total fica entre:

  • R$ 3.468,36 e R$ 3.590,86 por mês.

Esse valor reflete o custo completo de um funcionário, incluindo as obrigações trabalhistas e a segurança do trabalho, essencial para a conformidade legal e para garantir o bem-estar dos funcionários.

Conclusão de quanto custa contratar um funcionário

Contratar funcionários no Brasil vai muito além do salário e exige um planejamento financeiro cuidadoso. De fato, conhecer os encargos trabalhistas, os benefícios obrigatórios e os custos indiretos associados ajuda a empresa a tomar decisões conscientes, garantindo uma gestão sustentável e alinhada com a legislação.

Contar com uma assessoria contábil especializada é essencial para que a empresa se mantenha em conformidade e otimize seus custos com pessoal.

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O que é split payment: funcionamento na reforma tributária e impacto para o dia a dia das empresas

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Como funciona o serviço de proteção do CPF oferecido pela Receita Federal: evite o uso indevido do seu CPF

O CPF é um documento essencial e, infelizmente, pode ser alvo de uso indevido. A Receita Federal oferece serviços e orientações para que cada cidadão proteja seu CPF contra fraudes. A partir de algumas práticas e monitoramento frequente, é possível identificar e prevenir o uso irregular desse documento em transações financeiras e comerciais. Entendendo a Proteção do CPF Embora a Receita Federal não ofereça um serviço direto de “proteção” do CPF em tempo real, ela permite ao contribuinte verificar regularmente a situação do seu CPF. Dessa forma, o contribuinte pode adotar ações preventivas, como bloqueio e cadastro de alertas em serviços de monitoramento financeiro de terceiros. Essas práticas ajudam a minimizar riscos de fraudes, como abertura de empresas ou pedidos de empréstimo em nome do titular sem o seu conhecimento. Como Funciona o Serviço de Verificação do CPF A Receita Federal permite ao contribuinte consultar seu CPF e monitorar atividades que possam indicar tentativas de uso indevido. Por exemplo, pendências cadastrais, restrições ou outras irregularidades. Para acompanhar o status do CPF e verificar sua situação, basta: Esses serviços adicionais ajudam a monitorar e identificar eventuais tentativas de uso indevido do CPF. Como Proteger o seu CPF Monitore o CPF Regularmente: Verifique o status do seu CPF no site da Receita Federal ou por meio de serviços financeiros confiáveis. Assim, você pode identificar movimentações suspeitas. Ative Alertas de Movimentação: Cadastre-se em serviços de monitoramento de CPF oferecidos por órgãos de proteção ao crédito. Esses serviços enviam notificações sobre consultas e movimentações relacionadas ao seu CPF. Proteja seus Documentos e Senhas: Guarde documentos pessoais em locais seguros e evite compartilhar informações sensíveis online. Use autenticação de dois fatores em contas digitais e crie senhas fortes. Ações Preventivas Contra Uso Indevido 1 – Evite Compartilhar Informações Pessoais Desnecessárias: Seja seletivo ao fornecer o CPF em cadastros e transações. 2 – Desconfie de Contatos Suspeitos: Nunca informe dados pessoais em resposta a e-mails ou mensagens não solicitadas. 3 – Monitore Seu Histórico de Transações Bancárias: Verifique regularmente seu extrato bancário e contestar imediatamente movimentações que não reconheça. O Que Fazer em Caso de Uso Indevido Caso suspeite de que seu CPF foi utilizado indevidamente, adote as seguintes medidas: Conclusão sobre a proteção do CPF Embora o serviço da Receita Federal seja limitado ao monitoramento da regularidade do CPF, podem-se adotar medidas de proteção adicionais. Por exemplo, o monitoramento externo e cuidados com a privacidade dos dados, são ações essenciais para evitar fraudes. Ao manter seu CPF seguro, você reduz os riscos de utilização indevida e garante maior tranquilidade financeira. Santa Contabilidade pode fazer a diferença no cuidado e proteção com o seu CPF A Santa Contabilidade acumulou uma vasta experiência através de anos de experiência na contabilidade para pessoas físicas e jurídicas. A equipe de especialistas altamente qualificados da empresa combina conhecimento técnico com tecnologia de ponta. Estamos prontos para fornecer aos clientes uma plataforma digital intuitiva e abrangente.Estamos empenhados em garantir que você esteja completamente satisfeito com nossos serviços e produtos. A nossa equipe trabalha arduamente para trazer a você as melhores soluções e ferramentas de ponta que estão disponíveis atualmente no mercado.

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CLT ou PJ: Qual é o Custo Real de Cada Modelo de Contratação?

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Empresas de todos os setores, especialmente as de pequeno e médio porte, estão constantemente em busca de formas de otimizar custos e, ao mesmo tempo, manter uma equipe qualificada e motivada. Sobretudo, ao contratar um novo colaborador, uma dúvida comum é: vale mais a pena contratar um funcionário no modelo CLT ou optar por um prestador de serviços PJ? De fato, entender o custo de cada um desses modelos é essencial para escolher a melhor opção para o seu negócio. Neste artigo, vamos fazer uma análise comparativa detalhada entre o custo de um funcionário contratado via CLT e o de um profissional PJ, para que você entenda o impacto financeiro de cada modalidade. Contratação CLT: Custos e Benefícios Quando se opta por contratar um funcionário via Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), a empresa deve cumprir uma série de obrigações trabalhistas e tributárias. Esses encargos proporcionam estabilidade e benefícios ao funcionário, mas representam custos significativos para o empregador. Principais Custos do Funcionário CLT  Para ilustrar, vamos calcular o custo total de um funcionário com salário de R$3.000. Assim, abaixo estão os principais itens que aumentam o custo do empregador: Salário Base: R$3.000, que é o valor bruto de salário acordado com o colaborador. Encargos Trabalhistas: Além do salário, o empregador deve arcar com diversas contribuições, que incluem INSS Patronal: 20% do salário, ou seja, R$600. Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS): 8% sobre o salário, totalizando R$240. Seguro Acidente de Trabalho (SAT): Varia de 1% a 3% do salário, dependendo da atividade. Para o exemplo, usaremos uma média de 2%, o que representa R$60. Salário-Educação: 2,5% do salário bruto, ou seja, R$75. Contribuição ao Sistema S: Inclui entidades como Sesc e Senai, com um custo médio de 1,5%, ou R$45. Somando esses encargos, o custo mensal com impostos e contribuições fica em torno de R$1.020. Benefícios Obrigatórios: Além dos encargos, a CLT exige alguns benefícios: Férias Remuneradas: O funcionário tem direito a um mês de descanso remunerado a cada 12 meses trabalhados, acrescido de 1/3 do salário. Isso representa, mensalmente, um acréscimo de cerca de 8,33%. 13º Salário: Corresponde a um salário extra ao final do ano, o que também equivale a 8,33% do salário mensal. Vale-Transporte e Vale-Alimentação: Em algumas atividades, vale-transporte e vale-alimentação são obrigatórios e representam um custo adicional.Rateando o 13º salário e as férias ao longo do ano, o valor total adicional para esses benefícios representa aproximadamente R$500 mensais. Custo Total do Funcionário CLT Com todos os encargos e benefícios somados, o custo mensal final do funcionário CLT com salário de R$3.000 atinge R$4.520. Esse valor pode variar um pouco de acordo com o setor da empresa e a carga tributária específica, mas representa uma média confiável. Contratação PJ: Custos e Vantagens Para entender o custo de um contratado PJ, é importante lembrar que este profissional trabalha como prestador de serviços e emite nota fiscal mensalmente para a empresa. Neste caso, o empregador não precisa arcar com a maioria dos encargos exigidos pela CLT, como INSS patronal, FGTS e 13º salário, pois esses tributos e benefícios são de responsabilidade do próprio prestador PJ. Principais Custos do Contratado PJ Valor da Nota Fiscal: O PJ acorda um valor mensal a ser pago pela empresa, que normalmente considera a própria carga tributária e os custos operacionais do prestador. No caso de um PJ no Simples Nacional, as alíquotas podem variar entre 6% e 15%, dependendo da área de atuação. Esses impostos são de responsabilidade do PJ, não da empresa contratante. Ausência de Benefícios CLT: A contratação PJ não inclui férias, 13º salário, FGTS, ou vale-transporte, o que representa uma economia direta para o empregador. Além disso, o vínculo é menos rígido, o que possibilita acordos mais flexíveis, dependendo das necessidades do negócio. Flexibilidade e Economia Tributária: Muitas empresas optam pela contratação PJ por não precisar manter um vínculo empregatício e, assim, reduzirem seus encargos fiscais. Isso é particularmente vantajoso em atividades sazonais ou projetos temporários. Comparativo de Custo entre o contratado CLT ou PJ Se um contratado CLT com salário de R$3.000 gera um custo mensal total de R$4.520 para a empresa, o valor de pagamento ao PJ pode ser definido entre R$4.000 e R$4.500 para manter uma equivalência de remuneração. O PJ ainda terá uma vantagem em relação à carga tributária reduzida (caso seja optante pelo Simples Nacional), enquanto a empresa economiza nos encargos trabalhistas e mantém flexibilidade na gestão de pessoas. Vantagens e Desvantagens de Cada Modalidade A escolha entre contratar como CLT ou PJ depende de vários fatores, como o tipo de atividade, o vínculo que a empresa deseja estabelecer com o colaborador e o próprio perfil da equipe. Vamos explorar os pontos fortes e fracos de cada modelo. Funcionário CLT: Vantagens e Desvantagens Vantagens: Estabilidade para o Colaborador: A CLT oferece mais segurança ao trabalhador, o que pode melhorar o clima organizacional e a retenção de talentos. Foco em Longo Prazo: O modelo é ideal para empresas que precisam de uma equipe comprometida a longo prazo. Conformidade Legal: A contratação CLT minimiza riscos legais relacionados à caracterização de vínculo empregatício, especialmente em caso de fiscalização. Desvantagens: Custo Elevado: Como vimos, os encargos e benefícios podem representar entre 70% e 100% do salário base, aumentando o custo final. Menor Flexibilidade: O regime CLT implica em um vínculo mais rígido, o que pode ser um ponto negativo para empresas que precisam de flexibilidade. Contratado PJ: Vantagens e Desvantagens Vantagens: Economia de Custos: O custo de um PJ é mais direto, sem encargos adicionais, permitindo maior controle de gastos. Flexibilidade de Contratação: Como prestador de serviços, o PJ permite que a empresa ajuste a duração e o valor do contrato conforme necessário. Redução de Burocracia: A contratação PJ simplifica o processo, uma vez que a empresa não precisa gerenciar férias, 13º, FGTS, entre outros benefícios obrigatórios. Desvantagens: Risco de Vínculo Empregatício: Se a empresa tratar o PJ como um funcionário regular, há risco de caracterização de vínculo empregatício, o que pode gerar problemas trabalhistas.

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