Todo empresário ou gestor financeiro lida diariamente com notas fiscais. Mas você sabe para que elas servem realmente e por quanto tempo você precisa guardá-las?

No artigo de hoje, tire suas dúvidas sobre esse documento tão importante e saiba qual é a maneira certa de armazená-las, bem como porque é necessário o registro das informações fiscais das transações comerciais da sua empresa. 

O que são e para que servem as notas fiscais?

Notas fiscais são documentos de empresas ou prestadores de serviços para comprovar a venda de produtos ou serviços e registrar as informações fiscais e tributárias que tenham relação a transações comerciais.

Elas são importantes tanto para as empresas quanto para os consumidores e para o governo.

Para as empresas, as notas fiscais servem como uma forma de controle das vendas e compras realizadas, permitindo que elas tenham um registro completo de suas atividades comerciais. 

Além disso, a emissão correta das notas fiscais é fundamental para que as empresas cumpram suas obrigações fiscais e tributárias e evitem problemas com a fiscalização.

Para os consumidores, as notas fiscais são uma forma de comprovar a compra de um produto ou serviço e garantir seus direitos em caso de defeito, troca ou devolução. 

Elas também servem para comprovar gastos com educação, saúde, entre outros.

Por fim, para o governo, as notas fiscais são fundamentais para a arrecadação de impostos e tributos, pois permitem o controle das atividades comerciais das empresas e o registro das operações tributáveis.

O que acontece se minha empresa não emitir notas fiscais?

Se uma empresa não emitir notas fiscais, ela estará em desacordo com a legislação tributária e poderá ser penalizada por isso. 

A falta de emissão de nota fiscal pode acarretar multas, além de impedir a empresa de participar de licitações públicas, de realizar transações bancárias, de obter financiamentos e de emitir certidões negativas de débitos.

A ausência de notas fiscais também pode gerar problemas para os clientes da empresa, uma vez que eles não terão comprovação de que adquiriram determinado produto ou serviço, o que pode dificultar a realização de trocas, garantias e reembolsos.

Por isso, é muito importante que as empresas emitam notas fiscais corretamente, seguindo todas as exigências da legislação tributária. 

Dessa forma, a empresa pode evitar problemas com o Fisco e também garantir a credibilidade com seus clientes.

Devo guardar as notas fiscais emitidas? Por quê?

Existem diversas razões pelas quais é recomendável e obrigatório guardar as notas fiscais emitidas. Veja:

• Comprovação de despesas: As notas fiscais são documentos que comprovam a aquisição de bens ou serviços. Por isso, são importantes para justificar despesas em declarações de imposto de renda, prestação de contas a clientes ou fornecedores, entre outros fins.
• Fiscalização: A legislação tributária brasileira exige que as empresas guardem as notas fiscais emitidas e recebidas por pelo menos cinco anos. Esses documentos podem ser solicitados em caso de fiscalização da Receita Federal, para comprovar o recolhimento de impostos ou a regularidade fiscal da empresa.
• Garantia: As notas fiscais também são importantes para acionar a garantia de produtos ou serviços adquiridos. Muitas vezes, as empresas exigem a apresentação da nota fiscal para validar a garantia.
• Histórico de compras: Guardar as notas fiscais também pode ser útil para lembrar de compras realizadas, datas, valores e fornecedores, o que pode ser importante para fins de controle financeiro pessoal ou empresarial.

Como conservar a nota fiscal: riscos e dicas de armazenamento!

Devido ao desgaste natural dos comprovantes impressos em papéis, a lei entende que a manutenção dos comprovantes originais é inviável, e o contribuinte não pode se prejudicar por não ter o documento fiscal físico. 

Por isso, conservar a nota fiscal é um desafio, não sendo necessário guardar o documento físico original. É possível usar até a foto da nota fiscal como comprovante 

No caso de despesas corporativas de viagens, por exemplo, caso a foto seja não sirva para fiscalização, o histórico e contexto da viagem servem como prova. 

Mesmo que não seja obrigatório, caso você opte pelo armazenamento físico, evite contato da nota fiscal com o calor excessivo, água, solventes e óleos.

Evite o armazenamento em pastas e arquivos de plástico – use envelopes de papel. 

Evite exposição a luz fluorescente e não esqueça comprovantes no carro, carteira, gavetas e afins. 

Nas empresas, você pode nomear um responsável pela guarda e organização.

Outra maneira de conservar a nota fiscal física é transformando-a em nota fiscal digitalizada. 

Nesse caso, você pode guarda-la em computadores e HDs na empresa ou em nuvem e servidores. Se você quiser armazená-las digitalmente em computadores e HDs, também é essencial organizá-las por tipos e datas. 

Inclusive digitalizá-las oferece inúmeros benefícios. Embora a foto possa valer como um documento comprobatório, existem alguns cuidados essenciais para digitalizá-la corretamente. 

Armazenamento em nuvem

A melhor dica sobre como conservar uma nota fiscal é o armazenamento em nuvem. 

É a maneira mais segura de arquivar documentos importantes e encontrá-los quando precisar. 

Esse armazenamento pode ser por meio de aplicativos como o Google Drive e Dropbox, servidor de empresa, sistema de nuvem da empresa, sistemas de gestão de notas fiscais, e aplicativos de gestão de despesas corporativas. 

O ideal é contar com um aplicativo de gestão de despesas próprio, que utiliza o armazenamento de dados em nuvem para melhor segurança, emite relatórios, e também tem um sistema e filtro para procura. 

Além de digitalizar as notas, é importante automatizar o processo de prestação de contas. 

Os métodos de como conservar notas fiscais inclui não perdê-las. Por isso, caso você opte por gerenciar as notas fiscais digitalizadas e salvar cópias XML, é importante organizá-las. 

Quais são os benefícios de guardar as notas fiscais da sua empresa?

Há muitos benefícios de guardar suas notas fiscais são diversos, porque são documentos que comprovam a compra e venda de equipamentos na sua empresa. 

Com elas, você poderá vender equipamentos que já não usa mais em sua empresa para outras pessoas, físicas ou jurídicas, desde que tenha a nota fiscal guardada. 

Assim você não sofrerá golpes e cobranças indevidas. 

E também terá como comprovar a garantia das compras de equipamentos sem nenhuma dor de cabeça.

Como vimos, há várias formas de conservar e organizar notas fiscais e também vimos a importância de guardá-las. Mantenha seus documentos importantes sempre bem organizados para caso precise, você sempre os tenha em mãos. 

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